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So klappt´s mit dem Homeoffice: 9 Tipps für das Arbeiten zu Hause

Für manche Berufstätige ist die Arbeit in den eigenen vier Wänden längst Normalität. Für die meisten aber ist es neu und ungewohnt. Vor allem auch das digitale Zusammenwirken mit verstreut agierenden Teammitgliedern. Deshalb hier einige Tipps, worauf Sie oder Ihre im Homeoffice tätigen Mitarbeiter*innen achten sollten.

 

1. Achten Sie auf einen ruhigen Arbeitsplatz

Arbeiten am Küchentisch, die spielenden Kinder im Augenwinkel, die laufende Spülmaschine in den Ohren – das funktioniert nicht. Effizientes Heimarbeiten verlangt nach einem eigenen und ruhigen Arbeitsplatz. Zur Not tut es zwar auch ein Sichtschutz, um sich zumindest optisch abzuschotten, ideal wäre jedoch ein getrennter Arbeitsraum, in dem Sie weitgehend ungestört sind. Die räumliche Trennung hilft Ihnen auch dabei, ganz bewusst Feierabend zu machen und die Arbeit wirklich aus dem Blick (und damit aus dem Kopf) zu bekommen. Versuchen Sie, Ihrem gewohnten Arbeitsplatz möglichst nahe zu kommen – also Tisch und (rückenfreundlicher) Stuhl, vielleicht auch ein Stehpult, dazu eine gute Beleuchtung.

 

2. Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen

Drei Dinge braucht das Homeoffice: eine geeignete Hardware, die für Ihre Aufgaben benötigte Software sowie eine gute Online-Anbindung.

Zur Hardware: Grundvoraussetzung sind ein Rechner (PC, Laptop, zur Not auch Tablet mit externer Tastatur), mit dem Sie produktiv arbeiten können sowie Telefon oder Smartphone. Für Video-Calls benötigen Sie – neben einer stabilen Internetverbindung – Webcam, Mikrophon und Lautsprecher oder Kopfhörer. Wenn Sie viel telefonieren müssen, leistet ein Headset gute Dienste.

Nötige/sinnvolle Software fürs Homeoffice:

  • Microsoft Office 365 (wichtige Apps für Aufgabenbearbeitung und Kommunikation)
  • Outlook (E-Mail-Kommunikation, Termin- und Aufgabenplanung)
  • OneNote (digitales Notizbuch, auch Dokumentation von Projekten)
  • OneDrive (Cloudspeicher für Dateien, die auch im Team geteilt werden können)
  • SharePoint (Inhalte teilen und nahtlos zusammenarbeiten)
  • Teams (Kommunikation innerhalb von Teams über Chat und virtuelle Konferenzen)
  • Trello (Projektorganisation)
  • Zoomcall oder Skype (Videokonferenz, Online-Meeting)

Sprechen Sie bei Bedarf mit Ihrer IT, damit Sie auch zu Hause eine ordentliche Technik zur Verfügung haben (weitere Details zur Technik --> siehe Punkt 8).
Führungskräfte, eventuell auch wichtige Mitarbeiter mit Spezialaufgaben, sollten per VPN-Tunnel („Virtual Private Network“) Zugriff auf das Unternehmens-Netzwerk bekommen, um auch von zu Hause aus auf benötigte Firmendaten zugreifen zu können.

Wenn Sie mit den digitalen Arbeits- und Kommunikations-Tools nicht so fit sind: Im Internet gibt es eine Vielzahl von Anleitungen und Praxistipps, die Ihnen die ersten Schritte erleichtern. Geeignete (Video-)Tutorials finden Sie bei den Anbietern wie z.B. Microsoft: https://support.office.com/de-at/office-training-center

Gerne informieren wir Sie auch individuell über die Funktionalitäten der digitalen Tools. Sprechen Sie uns an, am besten per Mail an rv@salitaris.de oder telefonisch unter +49 172 / 862 59 50.

 

3. Arbeiten Sie diszipliniert und konsequent

Ein Vorteil des Homeoffice ist die (gegenüber dem Büro) freiere Zeiteinteilung: Sie können weitgehend selbst bestimmen, wann Sie anfangen, wann Sie Pause machen, wann Sie aufhören. Das birgt aber auch Risiken und Verlockungen.

Gerade in Zeiten, in denen Kinder zu betreuen und zu bespaßen sind, lassen sich Arbeits- und Familienphasen aufeinander abstimmen. Das ist gut so. Aber es verführt den einen oder anderen vielleicht dazu, länger zu schlafen, ausgiebig zu frühstücken, häufigere und ausgedehntere Pausen zu machen, es insgesamt also etwas gechillter anzugehen. Bei anderen besteht die Gefahr, dass sie sich selbst ausbeuten, indem sie sich besonders engagieren wollen, vor lauter Konzentration die Zeit vergessen oder aus Pflichtbewusstsein bis in die Nacht vor dem Bildschirm sitzen.

Deshalb braucht es im Homeoffice vor allem Selbstdisziplin:

  • Achten Sie darauf, dass Sie Ihre „normalen“ Arbeitszeiten einhalten. Ein „Stundenplan“ kann sehr hilfreich sein: Legen Sie eindeutig fest, wann Sie arbeiten und wann Sie sich um die anderen Dinge kümmern. Halten Sie Ihre Zeiten ein. Wenn Sie Ihre Tätigkeit im Team abstimmen müssen: Vereinbaren Sie Kernzeiten, in denen alle erreichbar sind. Informieren Sie über Ihre „Bürozeiten“.
  • Denken Sie daran, regelmäßig Pausen einzulegen, zu essen, zu trinken, sich zu bewegen, Frischluft zu tanken. Gönnen Sie sich ausreichend Erholungszeit. Gerade im Homeoffice leidet gerne mal die Balance von Anspannung und Regeneration.
  • Seien Sie konsequent: Vermeiden Sie es, in Ihren Arbeitsphasen private Dinge zu erledigen. Widerstehen Sie der „Social-Media-Verlockung“. Erklären Sie privaten Anrufern, dass Sie zurückrufen, wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind.

Übrigens, auch im Homeoffice gilt der Arbeitsschutz: Sie dürfen maximal acht Stunden arbeiten, in Ausnahmefällen auch mal bis zu zehn Stunden.

 

4. Gestalten Sie Ihren Tag nach klaren Prioritäten

Wer seine ersten Gehversuche im Homeoffice macht, für den kann es besonders herausfordernd sein, sich und seine Arbeit selbst zu organisieren. Es droht die Gefahr, sich zu verzetteln, die Übersicht zu verlieren, die falschen Schwerpunkte zu setzen. Damit Sie gar nicht erst in diese stressige Situation geraten, sollten Sie bei Ihrer Tagesplanung alle anstehenden Aufgaben sehr bewusst nach klaren Prioritäten gliedern und gewichten. Sie legen damit fest, was wirklich wichtig ist.

  • Machen Sie einen Tagesplan: Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie sich selbst stellen und die Ihnen von außen gestellt werden (Vorgabe des Chefs, Absprache im Team, Wochenplan, …). Das geht auf einem Blatt Papier – oder mit digitaler Unterstützung, z.B. in OneNote: Videoschulung für OneNote
  • Gliedern Sie die Liste nach Prioritäten: Kennzeichnen Sie alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag unbedingt erledigen müssen, mit einer „1“. Die „2“ vergeben Sie für Aktivitäten, die zwar dringend sind, die Sie aber im Notfall auch auf den nächsten Tag verschieben können. Eine „3“ bekommt all das, was Sie auch zu einem anderen Zeitpunkt erledigen oder sogar unerledigt lassen können.
  • Gliedern Sie nach Nummern oder Themen: Sie können die Aufgaben auf Ihrer Liste auch nach abnehmender Wichtigkeit durchnummerieren. Oder Sie strukturieren thematisch und bilden entsprechende Arbeitsblöcke, beispielsweise Projekte bearbeiten, Kunden anrufen, Mitarbeiterkontakte, Videokonferenzen, ...
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein: Packen Sie nicht zu viele Aufgaben mit höchster Priorität in Ihren Tagesplan. Und geben Sie sich für deren Erledigung ausreichend Zeit. Ein zusätzlicher Freiraum ist allemal besser als der Frust über nicht geschaffte Dinge.
  • Gehen Sie systematisch vor: Befassen Sie sich nicht gleichzeitig mit allen Aufgaben, denen Sie die Priorität „1“ gegeben haben. Von jedem ein bisschen, das bringt gar nichts. Erledigen Sie konsequent eins nach dem anderen.

 

5. Bringen Sie sich bewusst in den Produktivmodus

Zu Hause ernsthaft arbeiten – das ist keine Freizeitbeschäftigung. Also bitte nicht in Jogginghosen oder Schlafanzug. Bereiten Sie sich so auf Ihren Arbeitstag vor, wie Sie das sonst auch tun. Programmieren Sie sich durch geeignetes Outfit und „Styling“ selbst auf Arbeitsmodus. Gerade wenn Sie per Video-Calls kommunizieren, vielleicht sogar mit Kunden, sollten Kleidung und Frisur dem Anlass angemessen sein.

 

6. Treffen Sie klare Vereinbarungen in der Familie

Kitas zu, Schulen dicht, die Kinder zu Hause – das kann das Arbeiten im Homeoffice erschweren. Treffen Sie deshalb, wenn gleichzeitig auch Ihr Partner, Ihre Partnerin daheim ist, klare Absprachen, wer wann konzentriert arbeitet und wer sich um die Kinder kümmert. Ein separates Arbeitszimmer erleichtert das Ganze: Tür zu signalisiert ungestörtes Arbeiten. Zumindest ältere Kinder sollten hierauf Rücksicht nehmen. Also möglichst keine (laute) Musik, kein Fernsehen. Sollten Sie trotz allem keine ausreichende Ruhe finden: Probieren Sie es doch mal mit einem Kopfhörer mit Noise Cancelling.

Andererseits sollten natürlich auch die Kinder zu ihrem Recht kommen. Planen Sie deshalb ausreichend Zeit ein, in denen es eben nicht leise zugehen muss. Und Zeiten, in denen Sie mit Ihren Kindern spielen oder für die Schule lernen.

 

7. Treffen Sie klare Vereinbarungen im Team

Das Abstimmen und Zusammenarbeiten im Team (Coworking) ist natürlich schwieriger, wenn jedes Teammitglied im eigenen Homeoffice arbeitet. Klare Absprachen und regelmäßige virtuelle Besprechungen verhindern Informationsdefizite und Missverständnisse.

Wichtig deshalb:

  • Klären Sie die Frage der Kernzeiten, in denen alle erreichbar sein sollten.
  • Stimmen Sie sich über die jeweiligen „Bürostunden“ und über gemeinsame „Kommunikationszeiten“ ab.
  • Regeln Sie, wer welche Aufgaben übernimmt. Und wer bei den einzelnen Projekten den Hut aufhat und sich darum kümmert, dass dieses Projekt reibungslos läuft.
  • Nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten, um die Arbeit und die Kommunikation im Team bestmöglich zu koordinieren.
  • Vereinbaren Sie, wie Sie Dokumente und Dateien in Ihrem Homeoffice so organisieren und speichern, dass Sie diese auch ohne große Suchaktion wiederfinden.
  • Achten Sie in Absprache mit Geschäftsleitung, IT-Verantwortlichem und Datenschutz-Beauftragtem darauf, auch im Homeoffice den Datenschutz so weit wie möglich sicherzustellen.

 

8. Nutzen Sie geeignete Coworking-Tools

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit Office 365 arbeiten, haben Sie im Grunde schon alles, was Sie für effizientes Coworking benötigen: Outlook, OneNote, OneDrive, SharePoint und Teams. In Homeoffices verstreute Mitarbeiter*innen können über dieses System kommunizieren und auch auf gemeinsame Dokumente zugreifen.

Eine zentrale Ablage und Organisation von Daten erleichtert das virtuelle Zusammenarbeiten. Ideal geeignet sind Cloud-Lösungen wie OneDrive oder auch SharePoint. Beide ermöglichen das gleichzeitige und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten.

OneNote ist ein digitales Notizbuch beziehungsweise eine digitale Dokumentationsplattform. Aufgebaut wie ein Hängemappen-System, hilft es Ihnen, Projekte und Aufgaben im Blick zu behalten.

Teams erleichtert das schriftliche Kommunizieren innerhalb des Teams über eigene Kanäle oder den Chat-Bereich sowie virtuelle Konferenzen.

Für Videokonferenzen eignen sich neben Microsoft Teams vor allem Zoom oder Skype.

Gerne informieren wir Sie auch individuell, wie Sie diese und andere digitale Tools optimal für effizientes Coworking nutzen. Sprechen Sie uns an, am besten per Mail an rv@volkmer-management.de oder telefonisch unter +49 172 / 862 59 50.

 

9. Führen Sie ziel- und ergebnisorientiert

Virtuelles Coworking verlangt intensive Führung und Kommunikation. Gerade wenn Ihre Mitarbeiter*innen das Arbeiten im Homeoffice noch nicht so gewohnt sind, sollten Sie engen Kontakt mit ihnen halten und sie möglichst gut unterstützen.

  • Seien Sie als Führungskraft für Ihr Team sichtbar und gut erreichbar. Beispielsweise durch feste „Sprechzeiten“. Mit regelmäßigen kurzen Videokonferenzen per Skype & Co. geben Sie allen Heimarbeitern Orientierung und Sicherheit.
  • Vereinbaren Sie für die Arbeit im Homeoffice klare Ziele, konkrete Ergebnisse und feste Termine. Klären Sie gemeinsam den benötigten Zeitbedarf.
  • Schenken Sie Ihren Mitarbeiter*innen Vertrauen – stimmen Sie sich aber regelmäßig mit ihnen ab, ob sie gut vorankommen und ob die Vereinbarungen eingehalten werden. Steuern Sie rechtzeitig gegen, wenn Sie merken, dass die Zielerreichung gefährdet ist.
  • Geben Sie immer wieder auch Motivationsimpulse – loben Sie, bestärken Sie, freuen Sie sich über erreichte Zwischenziele und außerordentliche Ergebnisse.

Wenn Sie Fragen haben, ob grundsätzlich zur Arbeit im Homeoffice oder speziell zum Einsatz digitaler Tools: Sprechen Sie uns an, am besten per Mail an rv@volkmer-management.de  oder telefonisch unter +49 172 862 59 50.